1. Trình tự thực hiện:
a) Nộp hồ sơ TTHC:
- Thông báo tàu đến cảng: Trước khi tàu đến vị trí dự kiến đến cảng, người làm thủ tục gửi cho Cảng vụ hàng hải nơi tàu đến các thông tin dưới đây:
+ Thông báo tàu biển đến cảng biển (theo mẫu Bản khai chung): Chậm nhất 08 giờ trước khi tàu đến vị trí dự kiến đến cảng; trường hợp tàu thuyền di chuyển giữa các cảng biển Việt Nam hoặc khu vực hàng hải không quá 20 hải lý thì chậm nhất 02 giờ trước khi tàu thuyền đến vị trí đến cảng. Tàu biển, tàu quân sự, tàu biển có động cơ chạy bằng năng lượng hạt nhân, tàu vận chuyển chất phóng xạ, tàu biển đến theo lời mời của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông báo chậm nhất 24 giờ trước khi tàu dự kiến vị trí dự kiến đến cảng. Chậm nhất 12 giờ kể từ khi tàu biển dự kiến đến khu neo đậu chờ quá cảnh.
- Xác báo tàu đến cảng:
+ Tàu biển đến vị trí dự kiến đến cảng sớm hoặc muộn hơn 02 giờ so với thời gian trong thông báo tàu đến cảng biển phải thực hiện xác báo cho Cảng vụ hàng hải biết chính xác thời gian tàu đến vị trí dự kiến theo mẫu;
+ Trường hợp tàu biển có người ốm, người chết, người cứu vớt được trên biển hoặc có người trốn trên tàu, tàu biển phải thực hiện xác báo cho Cảng vụ hàng hải biết chính xác thời gian tàu đến vị trí dự kiến, các thông tin về tên, tuổi, quốc tịch, tình trạng bệnh tật, lý do tử vong và các yêu cầu liên quan khác theo mẫu.
- Chậm nhất 02 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại cầu cảng hoặc 04 giờ kể từ khi tàu đã vào neo đậu tại các vị trí khác trong vùng nước cảng biển theo Kế hoạch điều động, người làm thủ tục nộp hồ sơ để làm thủ tục cho tàu thuyền tại trụ sở chính hoặc Văn phòng đại diện Cảng vụ hàng hải.
b) Giải quyết TTHC:
- Cảng vụ hàng hải có trách nhiệm thông báo cho các tổ chức liên quan biết thông tin về việc tàu thuyền vào cảng biển và hoạt động trong vùng biển Việt Nam theo quy định để thực hiện thủ tục và phối hợp triển khai điều động, tiếp nhận tàu;
+ Cảng vụ hàng hải xử lý, giải quyết hồ sơ đối với tàu thuyền, giấy chứng nhận khả năng chuyên môn của thuyền viên và là cơ quan quyết định cuối cùng cho tàu thuyền vào cảng biển;
+ Biên phòng cửa khẩu xử lý, giải quyết hồ sơ đối với thuyền viên, hành khách, người đi theo tàu, người trốn trên tàu và người lên, xuống tàu.
- Trên cơ sở thông báo, xác báo tàu đến cảng, chậm nhất 02 giờ trước khi tàu biển đến vị trí dự kiến đến cảng, Giám đốc Cảng vụ hàng hải căn cứ điều kiện thực tế, thông số kỹ thuật của tàu, loại hàng, kế hoạch điều độ của cảng, kế hoạch dẫn tàu của tổ chức hoa tiêu và ý kiến của các cơ quan quản lý nhà nước để xem xét quyết định chấp thuận cho tàu vào cảng thông qua Kế hoạch điều động theo mẫu; trường hợp không chấp thuận cho tàu vào cảng phải thông báo cho người làm thủ tục và nêu rõ lý do.
- Chậm nhất 01 giờ kể từ khi người làm thủ tục đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ theo quy định, các cơ quan quản lý nhà nước xử lý, giải quyết thủ tục chuyên ngành và thông báo cho Cảng vụ hàng hải biết kết quả và Cảng vụ hoàn thành thủ tục; trường hợp tàu biển chưa hoàn thành thủ tục phải thông báo và nêu rõ lý do.
2. Cách thức thực hiện:
- Gửi Thông báo tàu đến, xác báo tàu đến, hồ sơ, giấy tờ của tàu thuyền theo quy định bằng Fax, khai báo điện tử, nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính.
- Trường hợp làm thủ tục điện tử: người làm thủ tục thực hiện khai báo, gửi hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử và không phải nộp, xuất trình giấy tờ tại địa điểm làm thủ tục. Trường hợp giấy tờ khai báo, gửi qua Cổng thông tin điện tử không bảo đảm điều kiện của chứng từ điện tử hoặc không đủ dữ liệu điện tử để kiểm tra, đối chiếu, người làm thủ tục nộp, xuất trình tại địa điểm làm thủ tục.
3. Thành phần, số lượng hồ sơ:
a) Thành phần hồ sơ:
- Các giấy tờ gửi qua fax hoặc thư điện tử:
+ Thông báo tàu đến cảng (theo mẫu Bản khai chung);
+ Xác báo tàu đến cảng theo mẫu (nếu có thay đổi thời gian đến theo quy định);
- Các giấy tờ phải nộp (bản chính), mỗi loại 01 bản, gồm:
+ Nộp cho Cảng vụ hàng hải: Bản khai chung theo mẫu; Danh sách thuyền viên theo mẫu; Danh sách hành khách (nếu có) theo mẫu; Giấy phép rời cảng.
+ Nộp cho Biên phòng cửa khẩu: Danh sách thuyền viên theo mẫu; Danh sách hành khách (nếu có) theo mẫu.
- Các giấy tờ phải xuất trình Cảng vụ (bản chính), bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký tàu biển, các giấy chứng nhận về an toàn kỹ thuật của tàu theo quy định, Sổ thuyền viên, chứng chỉ chuyên môn của thuyền viên theo quy định.
b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Thời hạn giải quyết:
- Chậm nhất 01 giờ, kể từ khi người làm thủ tục đã nộp, xuất trình đủ các giấy tờ theo quy định, các cơ quan quản lý nhà nước xử lý, giải quyết thủ tục chuyên ngành, thông báo cho Cảng vụ hàng hải biết kết quả và Cảng vụ hoàn thành thủ tục.
5. Đối tượng thực hiện TTHC:
Người làm thủ tục: là chủ tàu hoặc người quản lý tàu, người thuê tàu, người khai thác tàu, thuyền trưởng hoặc người được ủy quyền thực hiện việc khai báo và làm thủ tục theo quy định với các cơ quan quản lý nhà nước tại cảng biển.
6. Cơ quan thực hiện TTHC:
a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Cảng vụ hàng hải hoặc Đại diện Cảng vụ hàng hải;
b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được ủy quyền hoặc phân cấp thực hiện: Không có;
c) Cơ quan trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính:
- Cảng vụ hàng hải hoặc Đại diện Cảng vụ hàng hải;
- Biên phòng cửa khẩu;
d) Cơ quan phối hợp: Biên phòng cửa khẩu.
7. Kết quả của việc thực hiện TTHC:
Kế hoạch điều động tàu thuyền.
8. Phí, lệ phí:
- Các loại phí:
+ Phí trọng tải tàu, thuyền: theo biểu phí quy định tại Điều 12 Thông tư số 261/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Phí bảo đảm hàng hải: theo biểu phí quy định tại Điều 13 Thông tư số 261/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
+ Phí sử dụng vị trí neo, đậu tại khu nước, vùng nước: theo biểu phí quy định tại Điều 14 Thông tư số 261/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Lệ phí vào cảng: theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 261/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
9. Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai hành chính:
- Bản khai chung;
- Xác báo tàu đến cảng;
- Danh sách thuyền viên;
- Danh sách hành khách;
- Kế hoạch điều động tàu thuyền.
10. Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC:
- Tất cả các loại tàu thuyền chỉ được phép vào cảng biển khi có đủ điều kiện an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, phòng ngừa ô nhiễm môi trường và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
11. Căn cứ pháp lý của TTHC:
- Bộ luật Hàng hải Việt Nam ngày 25/11/2015;
- Nghị định số 58/2017/NĐ-CP ngày 10/5/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Hàng hải Việt Nam về quản lý hoạt động hàng hải;
- Thông tư số 261/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về phí, lệ phí hàng hải và biểu mức thu phí, lệ phí hàng hải.